Cuando hablamos de productividad, de la administración del tiempo y de las tareas pensamos que es una gestión que requiere mucho tiempo y un desgaste mental muy importante. Pero realmente estructurar tus tareas tiene que formar parte de tu rutina. 

Saber qué hacer en el mismo momento que tienes una nueva tarea es esencial para no procastinar y para ser más productiva.

Lo que es importante es rara vez urgente y lo que urgente es rara vez importante. D. Eisenhower.

Llega una nueva tarea a tu buzón de entrada.

¿Y qué haces?

La guardas, la eliminas, la añades a tu lista de “pendientes”?

Saber qué hacer con las tareas es uno de los objetivos del método Eisenhower.

Quien era Dwight D. Eisenhower

Pero primero vamos a ver quién era Dwight D. Eisenhower.

Dwight David «Ike» Eisenhower nació el 14 de octubre de 1890 en Washington. Fue un militar y político que sirvió como el 34.º presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961. General de cinco estrellas del Ejército de los Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial, fue comandante supremo aliado en el frente de la Europa occidental, responsable de la planificación y supervisión de la invasión del norte de África en la Operación Torch entre 1942 y 1943 y de la exitosa invasión de Francia y Alemania entre 1944 y 1945.1​ En 1951, se convirtió en el primer comandante supremo aliado en Europa de la OTAN. El método Eisenhower tiene su origen en una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower: «Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.»21​ Debe destacarse que Eisenhower no reclama esta idea como propia, sino que la atribuye a un «presidente universitario anterior» cuyo nombre no menciona.​

(Fuente: Wikipedia)

 

Cómo saber distribuir las tareas en el método Eisenhower

Empezamos a destripar el método Eisenhwer.

Si queremos empezar por una buena organización del tiempo y de las tareas, tenemos que empezar por evaluar una a una por importante/no importante y urgente/no urgente.

Para ser más visuales y poder apuntar todas estas tareas correctamente organizadas, podemos utilizar este cuadrante:

La caja de eisenhower

Importante y Urgente

Importante y Urgente: Son las tareas que se deben hacer inmediatamente. Escribe un artículo para el blog.

 

Importante y No Urgente

Importante y No Urgente: Tareas que se pueden posponer (ojo con procastinar) por cierto tiempo. Ejercicio, llamar a la familia y amigos, buscar un artículo en internet…

 

No Importante y Urgente

No Importante y Urgente: Tareas que se pueden delegar. Gestión de redes sociales, gestión financiera de la empresa…

 

No Importante y No Urgente

No Importante y No Urgente: Tareas a eliminar. Ver la Tv (Ladrones del tiempo)

Aprender a diferenciar las tareas

Pero… ¿Cómo saber si una tarea es urgente, importante y administrar correctamente?

Realmente es una labor que requiere un cierto tiempo de aprendizaje y a prueba-error. Ponerla en práctica y empezar a utilizar este método determinará si tus tareas están administradas correctamente.

¿Te pasa que para ti todo es urgente?

Una tarea urgente es aquella que requiere una acción inmediata, no podemos dejar para más tarde ya que una de sus consecuencias repercutiria negativamente en tu negocio.

Por ejemplo: A un cliente que le gestionas la web ha tenido una caída en su servidor y necesita que le soluciones el problema. Lógicamente no vas a dejar a tu cliente “colgado”. Repercutirá en tu empresa y en la de tu cliente.

 

Diferencia entre Importante y Urgente.

¿Y qué diferencia entre importante y urgente?

Aquellas tareas importantes son aquellas que te ayudan con tu objetivo a largo plazo. Es decir, la estrategia de tu embudo de ventas, definir un servicio nuevo, contestar a correos electrónicos, formación personal, aprender sobre la gestión del tiempo… Son tareas que no debes procastinar y tomar acción sobre ellas. Programar estas tareas es de vital importancia para no olvidar que el NO hacerlas puede repercutir en tu negocio y en tu vida personal.

¿Y ahora qué?

Si estás siguiendo mi Reto de 21 días habrás visto la relación que hay con la administración de las tareas del Método Eisenhower y el Organigrama del flujo de trabajo de David Allen (GTD). Todo está relacionado. 

Ahora ya he aplicado el método de Eisenhower y me encuentro que las cajas de Importante y Urgente están muy llenas de tareas. ¿Es normal? No. Repasa tarea por tarea e intenta organizarla de nuevo. ¿Es realmente urgente, o tiene fecha de presentación? ¿Es realmente importante?

Vale, ahora ya lo he organizado. ¿Y ahora qué hago? 

  • Importante y urgente → HACER
  • Importante y no urgente → DECIDIR Y PROGRAMAR EN CALENDARIO
  • No importante y urgente → DELEGAR
  • No importante y no urgente → ELIMINAR

Las tareas no importantes y no urgentes cuesta mucho detectarlas y llegar a hacer la acción de eliminarlas. Como siempre te explico, tienes que ser muy sincera contigo misma y saber detectar estas acciones que requieren ser eliminadas inmediatamente.

Espero que todo este contenido te sirva para organizar tu tiempo y tus tareas.

Nos vemos en la próxima entrada.

Judit

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